广州市学生档案管理系统【分析】


栏目:学校档案管理

时间: 2020-12-24 16:01

作者:武松

       导读
 
  当前,广州市高校学生档案大部分以纸质形式进行保存管理,
 
  传统方式存在以下几个问题:
 
  1、巨大的人力物力。档案管理包括收集、编码、入库、检索等多个过程。其中有很多重复性的工作,而且学校每年都有大量的新生和毕业生,所以每年都会有大量的新文件被添加或移出,学生自己也会有新文件,所以文件的变化具有数量大、变化频繁等特点。除了维护和保存其他文件,没有足够的人力和存储空间,无法满足管理需求。
 
     2、查询的方式有很多。对于文件检索和文件转移,首先文件管理人员要查阅纸质目录,不断翻看文件所在的文件柜,然后拿出来,然后还要经过查询者的反复阅读,对于不断增加的学生文件和每天大量的查询者来说,这既麻烦又耗时。
 
  3、不能保证档案完整。原始档案常常被查询者反复查勘、翻阅和复制,面对大量的查询者,原始档案永久完整的保存是困难的,而且高温、潮湿、强光等环境因素也会缩短档案的保存期。
 
  频繁的远程传输:由于学生的入学、转学、毕业、就业每年都会发生,学生流动性强,文件往往需要远距离传输,跨省、市、地区传输时往往会发生这种情况。
 广州市学生档案管理系统【分析】

  一、数字化管理优势

 
  1、极大地减轻了档案工作者的工作量,提高了档案日常管理的效率。
 
  2、各种档案都能快速找到,大大提高了工作效率。
 
  3、查阅文件时不使用原件,完全保留文件原貌,提高文件查阅的准确性和可靠性,延长文件保存期。
 
  4、通过网络可以异地查询档案,消除了地域造成的沟通障碍。
 二、 系统功能

  二、 系统功能

 

  1、用户管理

 
  通过分层分组管理来管理用户登录密码和操作权限,可分为系统管理员、文件管理员、查询者等。,并且权限可以分为查询、修改和扫描等。通过系统认证的用户,由于在系统使用过程中的角色和位置不同,系统功能和系统信息也不同。
 

  2、查询功能

 
  扫描前,输入一批业务文件的共同特征值作为批报价信息。手工输入文件元素,与文件数据文件建立对应关系。
3、档案管理 

  3、档案管理

 
  文件管理包括资料输入、资料转换、整理整理等工作。纸质文件通过扫描形成图片文件,然后上传到服务器上保存。可以直接将学生档案上传到服务器。重新扫描、补扫或将模糊、重叠、折角等不符合要求的图片文件提交给服务器;保证电子档案的完整性和真实性。
 

  4、统计报表

 
  该统计报告可定制所有文件的统计和报告输出,用户具有完全的定制权限,可根据需要将学生的各个方面的数据输入到各种形式的定制统计表中,并按不同的标准生成相应的统计报告打印输出。



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