确定学生档案管理系统的实体【详情】


栏目:学校档案管理

时间: 2020-12-24 15:45

作者:武松

       一.简介

 
  由于扩招后,高校毕业生档案管理的工作量也在不断增加,但目前大多数高校还没有一个对毕业生档案信息进行统一有效管理的毕业生
档案管理系统,学生的各种档案信息管理都是手工操作,导致管理费力、时间长、效率低,工作繁琐,直接影响到毕业生档案管理部门的工作效率。利用先进而有力的软硬件技术,科学地管理毕业生档案,已成为高校毕业生档案信息化建设的一种趋势。

       目前,相当一部分学校已采用计算机实现学生档案的管理,但是,由于各方面的原因,大部分毕业生档案管理还没有完全融入到信息化网络中,毕业生档案管理还处于半人工半信息化的管理阶段。本文的内容主要包括:①研究分析当前管理工作的缺陷和不足,并寻找解决方案;②有适合学校毕业生档案工作的信息管理系统;可以对现有工作进行提炼和优化;③毕业档案系统能够满足原工作的需要,增强其功能性,尤其是服务功能。

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  二.系统功能设计

 

  (1)系统功能分析

 
  分析了高校毕业生档案管理工作流程,提出了高校毕业生档案管理信息系统,该系统需要能够实现从数据收集到数据处理、数据发布等一系列功能,包括入学管理、在校管理和毕业管理等,涉及新生登记、学生基本信息管理、在校信息补充、毕业生档案管理、毕业生档案寄送、档案查询、毕业生档案系统管理等多个环节。以下对该系统的主要功能进行简要说明。

1:入学管理

 
  1:入学管理
 
  学生获得学籍后,系统可以导入管理系统中的学生基本信息数据。根据档案管理的需要,管理系统自动对学生档案进行编目和编号。

2:在校管理

 
  2:在校管理
 
  学校信息补充管理:学生在校期间可能会更改个人基本信息、奖惩信息、贷款信息等,需要学生补充学校信息。通过毕业生档案管理系统,在校学生的各种信息可以及时录入系统。汇总获奖学生名单,审核后存入系统。学生违纪违法时,经考核后存入系统。根据系统的自动判断,符合要求的材料保存在学生档案中,原则上不必归档的材料以学校内部数据的形式归档,最终完成归档文件的归档和登记。一是可以及时了解学生在校情况,在奖学金评定后及时了解学生在校情况;第二,通过平时学生档案的积累,可以降低学生毕业时收集档案的工作强度。






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