档案数字化加工是什么[解答]


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:26

作者:橙子

       一、基本介绍

 
  档案数字化加工是利用现代信息技术,将纸质文件通过扫描、输入等方式,存储在计算机数据库中,并利用档案管理系统对其进行计算机管理,从而实现档案管理的快速、安全管理。
 档案数字化加工是什么[解答]

  二、流程管控

 

  1、前期管控

 
    建立机构,配备良好的人员、设备和充足的经费。第一步是建立数字化处理机构,配备既熟悉档案工作,又熟悉信息管理的人员参与数字化档案工作;与此同时,还要做好设备、资金等保障,这是数字化加工的基础工作。
 
  制订数字化管理系统、程序和数字文字方案。建立纸型档案数字化处理的案例库和控制流程。例如:"档案数字化卷宗交接表""档案数字化卷宗登记表""数字化文件登记表""数字化加工卷宗验收表"等一系列表格,以及相应的制度、程序等。
 
  数字加工的内容和种类的确定。要根据公司的实际情况,确定哪些档案需要数字化处理。永久保存的文书档案也是一种需要数字化扫描处理的文件材料。根据确定的数量、种类和费用预算,编制公司的数字化加工工作计划;
 
  建立规范的档案信息管理和运输系统及环境。建设一套能保证质量、快速运转的档案管理信息系统至关重要。并根据不同的功能,在系统中设置不同的访问权限。确保档案信息的安全管理。
 过程管控

  2、过程管控

 
        数字化的前提是档案的准确、清晰、完整,所以需要数字化的档案要逐一核对,确保档案的准确。加工过程应严格按照数字流程操作。纸质文件数字化处理流程如下:升卷、编页、检查、处理数据输入、扫描、图像处理、验收、成品数据抽查、图像附件、数据库图像检查、数据质量检查、还原装订、归还保存。
 

  3、验收管控

 
  文件再一次检查目录数据,确保数据是否正确。检查实物档案内容和载体质量,发现有缺陷的,应及时修补,并做好记录。还需再次对图像是否清晰,有无缺失进行核对,在检验合格后再由专门负责档案管理人员进行存档。
 存档

  三、特殊注意事项

 
  文件在处理过程中,不得损坏、丢失、涂改文件内容,保证文件完整。对于必须采用拆装扫描的档案,应尽量保持档案的原貌,不损坏档案,不影响后期利用,杜绝私自复制档案内容。文件丢失,字迹不清,需由存档人员签字同意后,方可进行下一道工序。


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