一、背景介绍
大力发展档案信息资源，是档案数字化建设的基础工程，促进其在教学、科研和各项档案管理中的查询与利用，是档案工作的根本。当前档案面临的问题是管理方式和技术手段的落后，为满足教学、科研、管理等方面查询利用的需要，有利于纸质档案长期安全保存，尽快实现电子档的数字化管理已刻不容缓。随着云南的经济不断发展，档案数字化也不再是遥不可及了，随之而来的档案数字化加工也映入我们的眼帘。
二、流程分析
1、整理环节
这是档案数字化的第一步，为数字化处理提供数据源。然而，纸质文件可能难以辨认，甚至是手写的，机器无法识别。这时候就需要手工整理后再输入。
2、条目录入环节
在这一步中，文件名、页码、目录、编号等信息。集中在一个文件目录中。这一部分存在一些常见问题，如宗族称谓分类不清，文书称谓过长或过短，负责人短小略不规范，或缺乏地方标记等。
3、扫描环节
扫描件是将纸质档案放置在扫描设备中进行扫描，这一环节容易出现文件被扫描后出现歪斜、图像模糊、有阴影等情况，如出现上述情况需重新扫描，以保证扫描档案的质量。
4、数据挂接环节
数据链接是指将原始文件中的电子文件链接到目录数据库，并将目录数据库中的电子文件与文件链接，从而初步实现目录数据库中电子文件的全文检索。做数据链接容易出现的问题，如原编号和目录编号不一致导致的问题，文件编号不正确。存在目录中描述项目不完整、图片模糊、文件与纸质文件页面不一致或顺序错误等问题。
5、验收环节
这个环节对于整个过程来说非常重要，需要对扫描的文件进行一遍一遍的检查，发现错误及时纠正，避免丢失和更改文件。
6、存储环节
这一环节对于整个流程非常重要，需要对已扫描的档案再一次进行核对，逐页核对，如果发现错误要及时修改，以免造成档案丢失或更改。
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