一、背景介绍
档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术，将传统媒体如纸质文件、声像文件等的文件及归档保存的电子文件进行整理，形成有序结构的档案信息库。目前，政府部门的档案数字化工作迅速发展。但是，政府的档案通常会涉及到国家机密，在档案数字化过程中，必须要做好保密工作，不能使这些机密泄露，否则将造成难以估量的灾难。
二、各项管理
1、场所管理
数字加工场所应为独立、封闭的工作区，配备视频监控设备，确保档案存放、数字加工场地、服务器、门窗无监控死角，对档案周转过程进行全程监控，并在此基础上追踪发生在现场的各类事件。
档案数字化处理场所应安装防盗门，档案临时存放和保管用房应设置电子密码柜，确保档案安全。数字处理人员应保管好自己密码柜的密码，档案部门应指定专人负责数字处理处防盗门钥匙，并设立双保险。
2、设备管理
数码加工设备主要有扫描仪、电脑等，涉密单位可自行采购，优先选用国产品牌产品。设置禁止安装具有无线连接功能的各种硬件，如无线网卡、无线键盘、蓝牙等，以及无线外围设备。所述的输入设备包括扫描仪和计算机，用于档案数字化扫描，图像处理，质检，著录，挂图等工序。
所有的设备在整个加工过程中都不涉及输出。外包商的有关工作记录打印后，经保密审查，由本单位的现场管理人员进行。
全部操作必须与外部网络实行物理隔离。
计算机和服务器的数字化档案存放必须安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外来人员物理破坏和盗窃，还应防止外部电磁场对数字化网络系统中各种设备的电磁干扰，防止因计算机、服务器和其他网络设备的电磁辐射而引起的泄漏事故。
3、成果管理
档案数字化过程中数据库的维护、数据备份和存储是档案数字化工作的成果，也是档案数字化安全保密的关键。资料维持主要是防止资料遗失、损坏、失窃、变更，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒入侵、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。
外包单位在档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料，应作为项目档案内容移交档案部门管理。文件数字化成果必须通过质量检验，检验合格后双方办理数据移交手续。
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