大学档案 数字化加工【专业】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:23

作者:武松

       一、大学档案数字化加工的必要性

 大学档案 数字化加工【专业】

   大学馆藏档案是记载大学形成与发展的重要凭证和材料,它即反映了大学发展的全貌,也蕴含着对大学优良传统和作风的继承,这也是大学宝贵的信息资源。但高校档案管理现状非常的不容乐观,尤其是早期形成的纸质档案资料,因为由于时间久远和库房搬迁等原因,纸质档案会损毁、老化等比较严重的现象,这就迫切需要对其进行修补和数字化处理,以达到既保护原件,又满足日常工作需要的目的。
 
  另外,随着高校办学规模的扩大,高校的档案数量也在不断增加。原有的传统纸质档案管理模式已经不能满足学校各方面检查和利用档案的需要,
档案数字化迫在眉睫。纸质文件的数字化处理是指利用扫描、拍照等现代信息技术将纸质文件加工成数字文件的过程。数字档案信息资源具有检索和利用方便、存储空间小的特点。考虑到数字档案馆的优势和纸质档案存储的压力,学校应积极开展纸质档案的数字化整理,努力实现档案管理模式的信息化与现代化。

 大学档案数字化加工的流程

  二、大学档案数字化加工的流程

 

  (1)深入调研

 
  了解自己的收藏状况和文件数字化行业状况。在进行纸质文件数字化之前,需要对本馆的收藏文件进行彻底调查,详细了解收藏文件的数量、种类、保存状态、整理方法、记录方法、利用率等信息,对文件数字化的范围、数量、持续时间、加工难易度等有比较正确的估计。同时,了解收藏状况有助于文件部门及时发现过去文件整理中的不足,通过本次数字化加工一起改正和提高。

    数字化加工

        (2)调查合作

 
  许多高中档案部门规模小,配备人员少,馆藏档案的数字化加工大多需要外包或自营与外包相结合,因此对档案数字化行业和相关数字化公司的理解也非常重要。在数字化项目开始之前,档案部门应访问、调查开展过档案数字化加工的兄弟大学,学习他们在数字化方面的经验和教训,调查相关档案数字化加工公司,了解档案数字化行业的标准、市场动态等,以便将来选择技术先进、实力雄厚的公司。调查结束后,档案部门应根据实际情况提出具体的调查报告。