档案数字化加工管理制度【大全】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:23

作者:橙子

       一、制度管理

 
       在档案的数字化加工中应遵循《档案数字化操作规范》和《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,确保档案的安全性与规范性。
档案数字化加工管理制度【大全】

  二、场所管理
 

  对于档案数字化的场所,应能满足防火、防盗、防泄密等要求,要满足上述要求应安装摄像头、消防器材和空调,并且对于室内温度也应符合相应规范。
 

  三、设备管理

 
  每台设备应贴有相应编号,维修时不得将设备带出修理,应由专人按时检修,并清查设备数量,严禁将数字化加工的设备私自带出,存储设备也应使用单独的设备,不能与其他存储设备混用。
存储设备

  四、质量管理

 
  规范的档案前期处理工作,要严格按照规定的程序进行,对需要数字化的档案资料,要建立严格的移交程序,做好移交记录,档案前期工作由使用者单位和中标单位各派一名经办人员负责,双方签字确认。根据需要,核查档案目录著录内容的准确性,对目录中有不规范或错误的标题、作者、档号、起止页号等,根据档案实体进行修改;
 
  要重视全面质量检查,加强数据质量控制。扫描图像的顺序与计算机记录的顺序一致,与纸质文件的文件和文档顺序一致,不能颠倒、不得有缺页或重页,以确保电子图像的完整性。
 
  扫描图像文件应保持字迹清楚,不失真,不在文字版面外留下暗影,不留干扰信息,能够满足对图像文件进行出版、展览等利用的需要。
 
  扫描图像文件页面要端正,不要有扭曲感。纸张质量文件的扫描件要用彩色JPG格式的文件存贮,分辨率在300dpi以上;对于文字较少、模糊不清和纸张张软较旧的纸质档案,应根据实际需要提高扫描分辨率,以确保档案经过数字化处理后的图像足足清晰。
 
  针对扫描数据的实际情况,选择合理的图像处理参数、对比度和亮度参数,同时对扫描后的图像文件进行调整,如页边间距、旋转、纠偏等,使保证处理后的图像清晰端正,有效信息与档案数据完全一致。
图像处理

  五、人员管理

 
  对于数字加工人员,应经常进行安全和质量教育,并签订保密协议,并定期对这些人员考核,以增强意识,保障档案的安全。禁止对涉及国家秘密和企业机密的企业档案进行扫描上传。


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