一、制度管理
在档案的数字化加工中应遵循《档案数字化操作规范》和《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，确保档案的安全性与规范性。
二、场所管理
对于档案数字化的场所，应能满足防火、防盗、防泄密等要求，要满足上述要求应安装摄像头、消防器材和空调，并且对于室内温度也应符合相应规范。三、设备管理
每台设备应贴有相应编号，维修时不得将设备带出修理，应由专人按时检修，并清查设备数量，严禁将数字化加工的设备私自带出，存储设备也应使用单独的设备，不能与其他存储设备混用。
四、质量管理
规范的档案前期处理工作，要严格按照规定的程序进行，对需要数字化的档案资料，要建立严格的移交程序，做好移交记录，档案前期工作由使用者单位和中标单位各派一名经办人员负责，双方签字确认。根据需要，核查档案目录著录内容的准确性，对目录中有不规范或错误的标题、作者、档号、起止页号等，根据档案实体进行修改；
要重视全面质量检查，加强数据质量控制。扫描图像的顺序与计算机记录的顺序一致，与纸质文件的文件和文档顺序一致，不能颠倒、不得有缺页或重页，以确保电子图像的完整性。
扫描图像文件应保持字迹清楚，不失真，不在文字版面外留下暗影，不留干扰信息，能够满足对图像文件进行出版、展览等利用的需要。
扫描图像文件页面要端正，不要有扭曲感。纸张质量文件的扫描件要用彩色JPG格式的文件存贮，分辨率在300dpi以上；对于文字较少、模糊不清和纸张张软较旧的纸质档案，应根据实际需要提高扫描分辨率，以确保档案经过数字化处理后的图像足足清晰。
针对扫描数据的实际情况，选择合理的图像处理参数、对比度和亮度参数，同时对扫描后的图像文件进行调整，如页边间距、旋转、纠偏等，使保证处理后的图像清晰端正，有效信息与档案数据完全一致。
五、人员管理
对于数字加工人员，应经常进行安全和质量教育，并签订保密协议，并定期对这些人员考核，以增强意识，保障档案的安全。禁止对涉及国家秘密和企业机密的企业档案进行扫描上传。
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