一.档案信息化
档案信息化的前提是档案的数字化。因档案数字化过程复杂，储存的档案数量多，许多档案馆(室)人力有限，仅靠内部力量难以在规定时间内完成数字化任务。因此，每个人都希望通过外包处理来解决这个问题。外包是指档案部门根据其工作需要，向外包企业委托任务，并按规定支付一定报酬，外包企业按程序组织人员完成档案的数字化转换，外包企业直接享受到数据扫描、处理、存储、挂接等数字化成果的处理方式。
一般情况下，需要选择注册资金100万元以上、员工50人以上、业务范围内有数字处理服务的科技公司进行外包。相对来说，这种公司是有一定基础和规模的。考虑到长远利益和可持续发展，加工时一般不会以次充好，加工质量和售后服务都会有相对的保障。然而，也有例外。比如一些基础薄弱的合伙组织或个人，隶属于大公司，以大公司的名义承担档案的数字化处理。他们主观上追求利润最大化，客观上敷衍了事，产品质量难以满足要求。为了防止这种情况发生，档案部门可以要求公司提供项目管理机构的组成和参与处理人员的基本情况，以确定机构的资质，最终决定是否委托外包。
二.业务能力
也就是说，考察公司是否具备数字加工相应的文件业务能力。文件数字化加工与机械五金、电子零部件加工不同，特殊加工对象决定了文件加工有自己独特的工作规律和要求。因此，从文件保护、信息保密、加工质量等方面来看，最好选择有文件意识、了解文件业务的公司进行外包。目前，市场上有能力加工文件的数字化加工业务的大多是软件研发公司，他们的主要业务是计算机技术服务，如软件开发、系统集成、网络工程等。文件数字化加工是近年来新开发的业务领域，因此很多外包公司对文件的理解不深。文件部门在选择外包公司时，可以通过交流、沟通来考察公司对文件业务的熟悉程度。
三.技术状况
即考察企业是否具备档案数字化处理的技术条件。档案的数字化处理不需要很高的计算机技术，一般的技术服务公司都有相应的计算机技术能力承包这项处理业务。同时，他们还有硬件设备、网络配置、软件平台等等。然而，仅仅依靠技术和设备将档案数字化是不够的。文档数字化有一套工作流程和多个处理环节，包括预处理、文档分解、图像扫描、图像处理、图像合并、字符识别、数据存储、光盘记录、到实体的数据连接。每个环节都有具体的技术要求，因此外包工作流程不可能选择数字化工作流程，外包工作流程也不可能选择保护数字化环境的企业。
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