档案数字化加工风险【详情】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:48

作者:橙子

       一、常见风险有哪些?
 

    1.数字化设备性能风险。由于数字设备的性能会影响档案的数字质量,因此有必要明确合作伙伴的硬件配置和扫描质量,以确保硬件设备和扫描质量达到最佳状态。
 
  2.服务器容量风险。由于档案数字化后会产生大量的电子数据,企业在进行扫描工作时,需要对现有的档案管理信息系统进行评估,在服务器配置上要科学前瞻性,充分考虑存储容量。
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  3.数据库安全风险。文件数字化处理要求档案管理信息系统要挂接条目、频繁读取数据库,给服务器带来一定的安全隐患,需要建立数据备份体系,并考虑数据库的实时备份。
 
  4.设备存储介质安全风险。
 
  有些数字处理设备有自己的存储功能。数字化过程中和数字化后,存储介质应移交档案部门统一存储,避免因工作人员带出工作场所而导致企业机密泄露。
 
  5.档案保密风险。由于存储的档案会涉及企业的商业秘密和敏感信息,因此存在外包单位工作人员泄露企业商业秘密的风险,以及档案数字化时机密文件被非法链接到互联网的风险。需要有严格的保密制度,与外包单位和工作人员签订保密协议,必要时安装现场监控设备。同时,企业档案人员应做好商业秘密文件的筛选、筛选和检查工作,不要将机密文件数字化,只保留原始文件搜索条目。
 
  6.档案拆装损坏风险。由于数字扫描需要对归档的纸质文件进行拆分、重新绑定和恢复,因此有可能会因为处理器的不正常操作而导致文件损坏、污损甚至丢失。
数字扫描

  二、如何进行风险防范?

 

  (1)监控措施

 
  数字化加工场所是独立、封闭的区域,安装视频监视设备,确保文件暂时保管场所、数字化加工场所、服务器、门窗等无监视器、门窗等无监视器,监视文件周转过程,作为追踪各种事件的依据。
 

  (2)防盗措施

 
  文件数字化加工场所应安装防盗电子密码柜,用于文件的临时存放,以确保文件的安全性。数字化加工文件的安全性。数字化加工人员保管各自的密码柜密码,文件部门指的是防盗电子密码设置双重保险。
 

  (3)防火防水等措施

 
  档案数字化处理场所应当配备消防设备,加强信息技术设备的安全管理,并制定日常检查制度。工作区与休息区分开,禁止携带饮用水设备和杯子进入工作区。
计算机

  (4)设备符合保密要求

 
  数字化加工设备需要扫描仪、计算机等,主要相关单位可以自己购买,优先选择国家品牌产品。设备设备禁止设置无线网卡无线键盘、蓝牙等各种具有无线键盘、相关功能的硬件部件无线外围设备的相关设备,必须在文件数字扫描键盘、蓝牙图处理质量检查的着作、相互连接等顺序中进行。
 

  (5)设备由专人管理

 
  档案数字化加工设备由专门人员管理,负责数字化加工设备的专门人员应根据专门人员的名称和密码进行授权,人员不得随意调换。



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