档案管理和数字化加工


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:48

作者:橙子

  一、什么是档案管理?

 
  档案管理人员对档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和检索、统计和利用的综合管理。
 

  二、档案管理各项功能

 

  1、档案的收集

 
  主要是指档案和档案接收、收集档案及相关文件,包括本单位归档的档案接收文件、现有机关或撤销机关移交的档案接收文件、散落在社会上的档案及相关文件。档案收集的目的是将档案机构应收集的档案集中起来,便于保管和利用。
档案管理和数字化加工

  2、档案整理

 
  档案整理是档案管理工作的核心内容,它主要是指将分散的文件进行分类整理,形成一个完整的档案组织,包括全宗的划分与排列,全宗内分类,文书立卷,卷号,卷目编制等一系列业务环节。
 

  3、档案鉴定

 
  档案鉴定是指对文件的保存价值进行的鉴定,保管期限的确定和对文件的存废作出判断。档案鉴定的目的是通过鉴定文件的原始价值和情报价值,淘汰没有保存价值和保存期已满的文件,保留文件中有用的部分。
 

  4、档案保管

 
  档案保管是指对已被整理好的文件,将其存放在库房及其柜子内,进行日常的维护和管理。文件保管的目的:第一,维持档案实体的管理秩序,使其在库房中始终保持有序状态;第二,对档案实体进行保护,使其在存放和使用过程中不受人为或自然因素的影响,不受或少受伤害,尽可能延长档案的“寿命”。
 

  5、档案编研

 
  编研是一项研究性的专业工作,要由专业的档案管理人员负责,主要是指档案馆管理员对档案资料进行编研,包括编辑档案资料汇编,编制综合参考资料,编撰史志等。把重要的档案编撰成文献出版物。
 

  6、档案检索

 
  档案检索是指对档案进行查找。它是用一系列特殊的方法处理档案的信息内容,编制各种检索目录,利用这些检索工具为人们找到所需的档案。可帮助档案管理人员在繁杂的档案中找到所需的档案。
档案统计

  7、档案统计

 
  档案统计是指以图表的形式全面反映档案、档案工作和档案事业,包括档案的收集、清除、整理、鉴定、保管和利用,以及档案机构、人员、经费和设备的登记和统计。
 

  8、档案利用

 
  档案利用是档案管理目标的具体体现。它把档案直接或间接提供给使用者,使用者对档案的利用达到社会各方面的最大需求。
 

  三、档案数字化加工及流程

 
  档案数字化加工是将纸质、缩微胶片、磁带、音视频等档案文件转换为数字化档案,包括了拆卷,对档案扫描,图形整理,目录挂接,质量验收、保存和档案归还这几个步骤。
 
  在对卷宗进行拆封时,一定要小心,避免损坏卷宗,对卷宗的重要部分要提醒扫描人员特别注意。
 
  扫描档案时,要按照相应的规范标准配置扫描仪,若原档案保存状况较差,纸质档案出现磨损时,应逐个逐张扫描。扫描员应确保所扫描的电子档案内容与原件相符,注意文件的顺序,保证电子档案的文字清晰,能与纸质档案达到相同的效果,在扫描员扫描员扫描员完成后,应与档案总页数核对。
 
  图像整理要根据纸质文件的分割情况,整理扫描后形成的电子文件。确保电子文件图像清晰,图像无杂质。在修改过程中,也可以尝试恢复文件的原貌,但请注意不要影响今后的使用。
 
  目录挂接这个部分是将扫描好的档案与目录相挂接,可以通过目录快速跳转到所需的页面。
 
  质量验收这个环节要对扫描好的档案再检查一遍,要确保档案准确无误,图像和文字清晰无歪斜。
数字化
  档案保存这个环节是将通过检验的档案存储起来,防止丢失与损坏。
 
  档案归还是档案数字化加工最后一步,是将原档案装订好再归还。