一、程序环节
数字化档案加工程序包含由8个环节组成
1、拆卷环节
这个环节是为数字化档案加工前期准备，在拆卷时要注意不能损坏原档案。
2、整理环节
这是文件数字化的第一步，为数字化处理提供数据源。但是，纸质文件可能很难识别，也可能是手写的，机器无法识别。此时，需要手动整理后再输入。
3、条目录入环节
在这个步骤中，文件名、页码、目录、编号等信息。集中在一个文件目录上。这部分存在一些常见问题，如案卷分类不清楚、文件称呼过长或过短、不规范等。
4、扫描环节
扫描文档是通过将纸质文件放置在扫描设备中进行扫描的，容易出现歪斜、图像模糊、阴影等情况。在上述情况下，需要再次扫描，以确保扫描文件的质量。
5、数据挂接环节
数据挂接就是将原始档案中的电子档案连结至目录资料库，并将目录资料库中的电子档案与档案连结，初步实现目录资料库中电子档案的全文本检索。制作数据链接容易出现的问题，比如原始号与目录号不一致，文件号不正确等。有一些问题，例如，目录中的项目描述不完整，图片模糊，文件与纸上的文件不一致，或者顺序错误。
6、验收环节
整个流程中的这一环节非常重要，需要对已扫描文件进行反复检查，发现问题要及时纠正，避免丢失或修改原始档案。
7、存储环节
这个环节对于整个流程非常重要，需要再次检查扫描过的档案，逐页检查，如果发现错误要及时修改，以免造成档案丢失或变更。
8、归档环节
这也是档案加工数字化的最后一步了，将原始档案装订好再归还入库，要保证原始档案的完整性。
二、前期准备
1、做好统筹规划
为档案的数字化处理，必须对此项工作进行科学规划。规范档案数字化建设不仅仅是档案管理部门的工作，它还牵涉到企业中其他许多相关业务部门，如果不尽快实现档案加工数字化的标准规范，那么在档案数字化的过程中，就无法更好地协调各部门之间的关系，也无法保证各部门之间在这一过程中能够相互协作。在制定标准规范之前，需要进行科学的规划，以保证档案的数字化能够顺利进行。
2、明确划分范围
在制定相应的标准规范之前，应该划分档案资料的数字化范围，大大推进数字化工作的顺利进行。有些档案的资料非常多，对所有资料进行数字化处理是不现实的。在此之前，应该对这些资料进行科学的分类，决定哪些内容必须数字化，哪些内容不需要数字化，这些都必须进行充分的调查研究。
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