档案整理及数字化加工服务


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:17

作者:武松

  什么是档案整理和档案数字化?

 
  档案整理工作,意义是根据一定的原则与方法,将处于散乱与有必要进一步调整优化的档案进行分类、组合、排列与编目,然后组织成有序体系的过程。
 
  而档案数字化工作,是通过应用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备,对纸质档案、磁带、胶片、实体物品等各类介质载体的档案内容实现数字信息转化,让其成为能够被计算机识别的数字图像或者数字文本的加工处理过程。

 

档案整理及数字化加工服务

 

  档案整理是档案工作必不可少的基础环节,而档案数字化也是档案工作顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求,两者地位至关重要且必须有技术、人力、资金的足够投入才能完成。现实工作中,一些单位因档案员兼职过多、档案业务能力不强、数字化加工设备及操作技术缺乏等因素,往往寻求外援,希望借助外力完成工作任务,由此,档案外包服务机构应需而生。
 

  加工服务有哪些注意事项?

 

加工服务有哪些注意事项

 

  需要被使用的加工场所作为纸质档案数字化加工的重要场地,其规范管理十分重要。具体的管理规则含概以下几个方面:
 
  (1)人员进出控制。加工场所必须要严格把控进出人员,并做到对进出人员实行登记和身份确认。对于没有确认过身份信息的人员,应及时处理,避免意外发生。
 
  (2)严禁工作人员把各种与工作无关设备的带入。其中包括手机、蓝牙设备、照相机、录像机等所有电子产品以及打火机等有可能损坏档案文件的物品。

 

加工现场的卫生状况管理
 
       (3)加工现场的卫生状况管理。卫生状况管理需严格按照纸质档案数字化加工现场6S管理标准执行,做到利用现场条件充分保护档案。
 
  (4)工作地点内消防设备的管理。按照加工场所管理制度的要求,消防设备需要由专人负责管理,要摆放在明显位置,做到随取随用,对于消防设备也需要进行定期检查,以来防止意外。
 
  (5)每日(月)安全检查。每日工作结束后,应由专人负责检查工作场地的所有事项,包括设备电源、加工场地的门窗、水源阀门,桌面的整理等,加工场地的领导需要每月定期对加工场所进行全面检查。并做好完善的记录,认真,负责的落实档案加工工作。