一、管理手段
1、外包管理
首先，与外包单位签订数字化处理协议，协议必须强调保密内容、泄密责任和处罚措施，防止泄密事件发生，有效保护档案安全。
公司档案人员负责数据挂钩，禁止外包人员进入档案数据库。外包单位的数字化处理人员应由专人管理，并采取临时抽查和日常检查的方式，随时进行检查和审核。
检验内容为：数字化操作程序是否规范有序，是否造成档案不实不实，资料是否完整，包含摄录时间的说明文件，数字档案详细标注文件格式，数字档案存储条件等。着重抓好建设项目数字音像档案统一管理、统一调用等制度的落实。
在前期工作中，档案管理人员要及早介入，严格控制数字音像档案的收集、整理、归档各环节，每个环节都要认真细致地做好记录，强调数字音像档案资料的收集必须由建设工程一线施工部门负责完成，施工部门要安排专人负责拍照和录音工作，严格规范录像带、录像带的制作和储存质量标准。
需要保存的声像档案必须是原始的第一手资料，所附文字说明必须真实、准确、详细。档案管理部门专门负责对接整理施工部门提供的原始声像档案，并对整个原始声像档案进行数字化处理和归档。
2、场所管理
企业应在规定的数字化工作场所开展档案数字化工作，工作场所应符合国家档案数字化有关场所管理的相关要求。档案数字化场所要充分考虑周边环境的安全，建立标准、规范、安全的工作场所，现场要配备视频监控设备，使数字化过程始终处于安全、可控的状态。
3、设备管理
档案数字化扫描的设备及配件由委托加工单位提供的，设备质量必须符合数字化档案的要求，并接受企业存取的安全管理。工作设备和储存介质不得外运修理，工作场所的外运应进行保密技术处理，并经企业批准。
严格控制数据附属设备，对设备的输入输出接口进行封闭管理。数字化工作完成后，扫描仪自带的硬盘和移动存储介质应交给企业保管或销毁，严禁擅自拿走。
4、人员管理
对于数字处理人员，要经常进行安全质量教育，签订保密协议，增强保护档案安全的意识。涉及国家秘密和企业商业秘密的文件严禁扫描、上传和链接到系统。定期组织对档案内容、安全措施和管理手段的自查，加强有针对性的安全技能培训和演练，发现问题及时整改。
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