一、安全注意事项
1、涉密档案数字化前，要对原始文件进行整理和准备。不允许将机密文件与非机密文件混合进行数字化，也不允许将机密文件作为非机密文件进行数字化。
2、在数字化之前，对于加工所需的所有计算机、扫描器、存储U盘等，必须通过保密部门的专项审查，符合安全保密要求的才可使用，有安全保密隐患的不得使用。对于涉及机密档案数字化加工场地中使用的所有设备，应通过一定的技术手段，将信息出口移除或封闭，保证数据无接口，防止信息泄漏。
4、无论是党政机关、企业、事业单位，涉及国家机密的档案一旦离开单位，就会增加不可控因素。所以，对涉密文件进行数字化处理的工作场所都应设置在本单位内部，严禁将涉密文件从原单位带离。
5、在档案数字化的场所不能将水杯带入工作区，以防止打翻水杯导致损坏原始档案。
二、如何避免档案泄密
1、构建完善的领导体制和工作机制。建立档案数字化处理领导小组，下设办公室，明确监督和保密管理的职责，并将责任落实到人。协助解决数字化过程中遇到的相关问题及相关责任的落实。
按照《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》、《档案数字化外包安全管理规范》等相关法律法规的要求，健全档案数字化工作的各项管理制度，特别是按照《档案数字化外包安全管理规定》的要求，完善档案数字化工作的全套监督管理制度，尤其是安全保密管理制度。
2、引入监督机制，强化过程管理监督机制，可以有效控制档案数字化处理过程，记录和监督各个环节；它可以及时发现文件处理和传输中存在的问题，防止操作人员出错和丢失文件。监督机制可以分析文件处理过程中遇到的问题，并提出改进建议，帮助管理者堵塞漏洞，增强文件数字化管理的安全性。
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