档案整理与数字化加工方案


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:01

作者:武松

  档案文件多以实体档案为主,但它利用效率较低,对硬件条件要求较高,其管理弊端及繁琐程序日益凸显。而且随着时间的推移,实体档案容易出现老化、腐蚀等不可逆的损坏,传统的管理方式越来越难以适应发展的需求。随着档案管理工作信息化、数字化、网络化建设的健康发展,建立健全档案管理系统,加快档案的数字化建设迫在眉睫。接下来笔者结合实际工作经验为大家讲解一下档案整理与数字化加工方案的具体流程:

 

档案整理与数字化加工方案 - 档案知识库

  (一)加工档案的整理与方案

 

  1.加工档案的整理

 

加工档案的整理
  由于作者所在单位的档案整理比较规范,所以在扫描档案时,按照档案原始的整理顺序,一次提取2-3卷档案,首先对档案进行原文和目录的细致对照,检查页码是否准确,原文是否损坏,是否有手写字迹或复印件等情况,并对线装档案进行拆卷,交叉摆放以防重新装订时出错,然后开始根据不同情况选择不同的扫描分辨率,以确保扫描后的文件清晰、准确。在扫描过程中,由于人员有限,我们采用流水作业。一个人负责拆卷、整理,对需要修复的文件进行修复,另一个人先扫描,扫描完的图纸再由拆卷人重组;扫描完成后,一个人进行图像修复,一个人进行目录输入,每个环节紧密,但效率不低。同时,进入卷内目录也是对原单的最后一次检查,最后文件上架。由于本单元的文件页码都是用阿拉伯数字排序的,如漏编、重复页码、空白页号等。,它们在页码后标有a或b,同时在卷内备考表中做备注,进入文件目录时在备注中说明。
加工档案的方案

  2.加工档案的方案

 
  一般来说,扫描档案的选择基本可以分为全宗优先,年度优先,内容优先等,利用率高的档案优先扫描;利用率不高、未解密或密级过高的档案,以及保存价值较高但不适合扫描的档案优先扫描。在总结其他单位经验的基础上,再结合本单位的实际情况,优先对已存在较长时间且纸张已变脆的产品档案进行扫描,一方面可以挽救这些存在较大危险的档案,另一方面可以把这些档案扫描成电子文件,将经鉴定仍有保存价值的档案长期移交单位档案馆保存,同时可以腾出库房,减轻库容面积严重不足的危机。
 
  以上内容是从我实际工作经验中总结出来的详细内容,希望能够为各位朋友带来一定的帮助。

 

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