湖南档案数字化加工


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:02

作者:武松

  随着经济社会的快速发展,如何对重要的档案实现科学管理,规范管理,使其更好地发挥应有的作用是值得我们深入思考的课题。在信息化背景下,按传统管理方式管理档案已不适应新形势发展的需要,对原有纸质档案进行数字化加工已是大势所趋。我结合工作实际,探讨了档案数字化加工的意义以及措施,希望对相关工作者有所帮助。

 

湖南档案数字化加工 - 档案知识库

  一.开展档案数字化加工的重要意义

 

  (一)适应档案信息化建设的需要

 
  在档案管理工作中,实现档案信息化是我们工作的长期目标,也是我们努力的方向。实现档案管理的信息化,进行档案的数字化加工是档案管理信息化的重要环节。如果没有档案的数字化,就不能谈论档案管理的信息化,这是不可争议的事实。因此,开展档案的数字化加工,把这项工作放在重要的位置,是为了满足档案信息化建设的需要,也是为了不被时代抛弃。
 

  (二)有效提高档案利用检索的效率

 

有效提高档案利用检索的效率
  在档案数字化处理之前,档案的利用和检索往往采取相对落后的传统方式。找档案时间长,准确率很低,给利用和检索工作带来很多困难,严重影响档案的发挥。档案经过数字化处理后,以数字化的形式出现。用户只需在电脑上输入关键词,就可以找到相关的档案材料,不仅提高了档案的检索和利用效率,也大大促进了档案资料的查全率和查准率。有利于档案资料的充分共享,最大限度地发挥档案的作用。
 

  (三)有利于对珍贵档案原件的保护

 
  以往形成的纸质档案,是一个单位多年工作和实践过程中的原始记录,非常珍贵,但过去只要利用一次,就查询一次,这不可避免地会损坏档案原件,不利于档案原件的保护。而对纸质档案进行数字化处理后,只需使用数字化档案即可,没有特殊情况基本不需调取原始档案原件,这样可以最大限度地保护原始档案。
 

  二、开展档案数字化加工的具体措施

 

开展档案数字化加工的具体措施

  (一)建立健全档案数字化加工的相关制度

 
  要遵循档案数字化加工标准,实现规范化和制度化,必须有科学健全的规章制度。档案数字化加工规章制度的制定,必须立足于文件管理工作的实际,使其符合实际,容易贯彻执行,避免假空。档案数字化加工规章制度必须对档案数字化加工原则、组织领导、资金保证、具体操作流程、安全要求等进行具体规定,以制度方式确定,使档案数字化加工的各项工作具有法律依据有章可循,真正走上法制化的健康发展道路,推进档案数字化工作规范。