一、名企介绍
云南在档案数字化方面起步较早,档案数字化处理技术相对成熟。涌现出许多优秀的档案数字化公司,其中“案多星”是最好的,“案多星”与云南省公安厅、昆明市委组织部、云南大学等多家地方企事业单位和学校有战略合作。受到省市领导的表扬,并获得了很多合作企业的表扬信。
二、加工管理
1、人员、设备和足够的资金到位,建立数字化处理机制,配备熟悉档案工作和档案管理工作的人员,并对其进行管理。保障设施、设备和经费是数字化处理工作的基础顺畅。2、数字化管理体系、流程和数字化计划的建立。制定纸质文件数字化处理计划和流程,确定数字化处理的内容和方式,系统性的任务规划。
3、在工艺流程上,一定要严格遵循数字化工艺流程。纸质文件的数字化处理流程包括:提取档案、整理、扫描、图像处理、成品数据检验、数据库图像检验、目录挂接、装订、退库、入库。每个连接点都不能错过。
三、注意事项
1、如有纸损,幅面不规则,字迹不清,不符合归档要求的,应采用复印、扫描、照相等方法进行复制。拷贝应当保持材料的原貌,不得随意扩大或缩小原始内容,不得改动原始内容。复印的材料应当清晰,使用的材料应当符合档案保护的要求。复印件应与原件一起附在原件后面。2、档案材料幅面过大,可折叠或裁剪。文件折叠后应保持平整,文字、图片不应损坏,便于展开阅读。切勿损坏档案材料上的文字、图章等内容。从保护档案原始、简化整理的目的出发,不要对档案材料进行过多的剪裁。
3、破损严重的材料,要手抄录入,以免损坏原始档案,版式过小的应重新选择好版式再进行档案录入,方便调取查阅。
4、对于装订的文件,文件目录应放在卷的开头,卷内材料的顺序应与目录一致。档案材料应左右对齐,左右打孔装订,做到牢固、整洁、美观,不得留页、翻页、压字和损坏文件。

四、场所选择
云南地处我国西南,省会城市昆明人口密集,机密文件的处理要在封闭的地方进行,所以要充分考虑地点的选择,不要选择人群较多的地区,而云南多为高原地区,所以在选择处理地点时,尽量选择相对平缓的地区。推荐:档案数字化加工服务