档案数字化加工流程及规范


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-26 14:32

作者:橙子

    一、背景简介  

       时代在进步,档案管理的方式也在更新,从传统的纸质档案已更新换代到使用软件来管理,而档案数字化离不开加工的各种流程,这个过程对于的流程有着相应的规范标准。  

    二、加工流程  

      1、档案调阅  

       这个阶段是从档案室中要加工的原始资料调取出来,调取的过程要检查档案的数量,以便归还时确认数量。  

档案数字化加工流程及规范-档案知识库

      2、档案整理  

       在这个阶段,仔细检查文件的完整性,看是否有缺页、缺页或写错,并检查文件上的标记是否正确。如果发现任何问题,请手动输入。  

      3、档案扫描  

       根据纸质文件资料的具体情况,采用合理的方法进行扫描。扫描设备必须满足通用规范的要求,亮度、对比度中等,无偏差。用24位真彩RGB模式扫描彩色扫描图案。扫描法的分辨率为300D,扫描仪选用高速扫描仪。  

      4、原始图像处理  

       图像处理,如校正扫描图像、切割边缘、连接图像等。在离显示器25cm到40cm范围内,看图时是否有明显偏差,文字方向是否符合阅读习惯。扫描的图像没有白边或黑边,数字文件的图像完整。  

优化图像处理

      5、优化图像处理  

       优化后的图像数据可由计算机软件或人工对原始图像数据进行处理,以达到与原始图像一致或更好的视觉效果。为了保证识别效果,需要对原始图像中带印章的区域、身份证复印件以及带防伪技术的原始图像进行人工处理。  

      6、数据存储  

       在存储过程中,原始图像数据以80%的压缩率被压缩。优化后的图像数据未被压缩。将原始图像数据存储在不同的文件夹中并优化图像数据。  

      7、成果验收  

       检查存储的文件,确保文件的正确性,与原始文件的保存一致,在加工的各个流程中是否有错误的地方,发现问题及时改正。  

      8、数据备份  

       接收到数据后,原始图像数据和优化图像数据被备份并存储在单个存储设备中,不能随意存储。
加工规范  

    三、加工规范  

       1、文件数字化必须建立相应的保密管理制度,并严格按照《数字化加工流程和技术要求》进行加工的流程,并加强监督检查。  
       2、档案数字化工作应在企业指定的数字化厂房内进行,厂房内部应满足数字化加工的要求,如有涉密文件,应保持封闭。  
       3、对于数字加工人员,应经常进行安全和质量教育,并签订保密协议,以增强意识,保障档案的安全。禁止对涉及国家秘密和企业机密的企业档案进行扫描上传、对档案的内容、安全措施、管理手段等方面进行定期自检,有针对性地进行安全技能培训和演练,发现问题及时整改。  



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