档案数字化是什么意思


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-26 15:52

作者:橙子

    一、背景介绍  

       在社会信息化快速发展的今天,各种信息以数字化的形式呈现、存储和传递。档案作为国家的重要信息资源,建立数字化档案资源体系,是档案工作适应时代要求,满足各方面广泛需求的有力体现。  

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    二、什么是档案数字化?  

       它是利用现代信息技术扫描输入纸质文件,将信息存入计算机数据库,利用档案管理系统进行计算机管理,实现档案信息资源的快速利用和安全管理,简单的说就是讲纸质档案转换成电子档案,再存储到电脑中。  

    三、它具备哪些优势?  

      1、经济效益提升  

       强化数字档案建设,有利于提高企业经济效益。企业要想在新的时代条件下持续发展,就必须改变传统的粗放式档案管理模式,减少纸质档案。通过这种方式,既能降低文件管理的物质成本,又能降低人力成本。因此,实现数字化档案建设,不仅可以节省档案存储空间,而且可以提升经济效益  

它具备哪些优势?

      2、提高办公效率  

       加强数字化档案建设,有利于提高企业的办公效率。档案管理工作的对象比较多,内容比较复杂,工作量较大,如果依旧采用人工管理方式,不仅无法保证管理质量,其工作效率更是低下,无法发挥出档案资源的作用。而实现数字化档案管理,可以借助计算机技术快速检索出相关档案,提高企业的办公效率。  

      3、利于档案管理  

       常规的纸质档案管理,通过对档案进行分类管理,可以保证档案的安全保存,但在查阅档案时,却没有快速、准确地查询相关信息的方法。并通过数字化档案建设,使档案工作者能够把档案信息集中到计算机系统中,通过相关平台快速找到档案信息,同时又能找到相关的档案信息,实现档案信息的延展与开发,充分发挥档案在企业发展中的作用。  

质量控制

    四、质量控制  

       质量管理强调了必须使影响数字产品质量的隐患在全过程中始终处于受控状态,更强调了过程控制而不是在加工出来后进行校验,这样做的好处是可以在加工过程中消除每个环节中的不合理因素,确保产品的质量,确保每个环节都符合原则和标准,都能做到正确无误,一旦出现问题,及时纠正,就可以确保最终的工作质量,把档案加工的失误控制到最低程度,整个过程必须处于受控状态,为后期档案数据库提供了保障。  
 


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