工程档案信息电子化


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-07 16:19

作者:雪梨

一、技术要点

1、 明确员工的工作职责

(1)在工程建设过程中,明确项目招标、实际勘察、工程设计、施工及设立员工等各个环节的工作任务,使其发挥自己的专长,不断提升自身的专业技能;
(2)监督、核实工程施工、档案信息收集及信息整合阶段的工作状态;
(3)在工程建设前期相应的施工内容完成后,工程项目管理人员对部分纸质档案进行验收,同时也要注重对档案信息电子管理效果的验收和审核。

档案数字化

2、规范工程材料档案以及编写规格

随着工程开展建设,把档案管理工作和竣工前工作相互联系。统一确定工程档案材料的规格,并要求工作人员按相关规定进行工作。另外,工程施工单位还应明确电子文件的存储路径和存储原则,在对每个文件夹采用不同的格式时,应从多方面考虑。举例来说,工程项目文件夹的名字应该是“序号(年份)+工程项目名”;特定档案文件夹的格式应该是“顺序号+档案名”;内部目录文件夹的名字应该是“顺序号+目录名”。

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3、提供给工程档案信息管理人员专业培训

  管理者是实现工程建设单位发展目标的主要支柱。在培养高能力、高素质的档案信息队伍方面,工程施工单位应重视,多多组织员工参加专业培训活动。同时,员工之间也可以相互交流,可以有效帮助员工解决实际问题。
 
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4、构建完全管理制度

  该制度是员工顺利开展档案管理工作的基础条件。其中,工程档案信息的编制时间应根据实际情况具体规定,以最大限度地节约档案编制成本,达到“低成本、高效率”的开发目标。档案信息电子管理是一项系统工程,需要各部门、各单位共同努力,共同努力,才能取得预期效果。

二、 档案小知识

  工程档案保存环境复杂,难以归档。在实际工作中,大多数单位仍然停留在归档阶段。即使注重归档,也只是对电子数据的规格和时间进行简单的编码和分类,文件可读性不强。在工程档案信息电子化过程中,工程建设单位工作人员的综合能力需要不断提高,单位的相关制度需要相应程度完善。看了今天的文章,结合以上技术要点,对于目前工程档案数字化过程的不足,你有哪些收获?

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