电子化档案管理系统


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-07 16:44

作者:雪梨

一、用户群体

电子档案管理系统的使用者主要有内部使用者和外部使用者。内使用者主要为本单位职员,可以是系统管理员、操作人员或利用者。外使用者可是因特网上任意一位使用者,外部用户只能是利用者。
 
档案数字化

二、模块

1、档案扫描编辑

主要包含:扫描编辑和图像处理。
 
该模块可将工程图纸、公文、科技文献、票据等原始档案,按照用户计算机已成功连接的扫描仪上指定的命名规则或扫描软件默认的连续文件名成批地扫描到指定的目录下,形成图像文件形式的文件名。对原始档案扫描完毕后,再进行档案管理信息的录入工作,这样就结合了档案录入模块的自动录入功能和对大批量原始档案的批量录入功能,并对扫描不规范的档案可调用图像处理工具进行处理,以确保档案清晰、准确。此外,该模块还提供了将图像文件扫描到计算机上的格式转换功能。

 
档案数字化

2、档案管理

主要包含:档案录入、自由打印、卡片与报表打印、档案分类和档案编目。
对于经过档案输入模块扫描进计算机指定目录下的按约定规则命名的图像文件,只需输入全宗号、文件编号等信息,并实现自动输入功能。文件分类可以实现对档案建立过程的分类管理。该文档编目系统可以实现著录和引用,目录生成,目录编辑,目录浏览,目录打印等功能。

3、档案利用统计

主要包含:快速查询、模糊组合查询、浏览器服务和库存利用统计。
针对不同层次、不同需求的查询需求,系统提供了方便快捷的多个快速查询功能入口,并具有绘制档案信息统计图表的功能,利用该功能可以绘制各种直方图、圆饼图等,更直观地反映库存及档案利用情况。

档案数字化


4、系统管理

主要包含:系统设置、备份与恢复、数据导入与导出
设定目标目录、备份目录、是否压缩备份以及系统中图像文件的存储时间间隔等选项。备份和恢复可以定时或人工压缩备份数据库,也可以对数据库进行恢复,从而保证了档案数据库的安全。

5、帮助与关于系统

 
为档案管理提供方便的在线帮助功能,以及一些专业名词、规范、标准等的解释和描述,进一步提高了系统的实用性,并可以通过关于系统看到是否有版本需要更新。


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