档案电子化信息


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-07 16:53

作者:雪梨

一、特征

1、流程化特征

    在硬件操作上,传统的档案以纸质文件材料作为载体,而电子文件取代了传统档案,将其直接写到磁盘上,再在磁盘上修改,一旦形成,立即储存在办公信息数据中,供档案人员、技术人员共享。因此,电子档案的管理有其独特的工作流程和管理方式、管理原则。

2、概念化特征

    文档形成后,交档案部门管理,一般每年归档一次。并且电子文档可以在任何时候生成,修改,储存在电脑磁盘或光盘中。如要存档,必须以磁盘或光盘形式移交,存档的范围还应包括该文件的读出软件,甚至操作系统。概念分类整理将取代实体分类。由于对实体的分类只能体现一种属性关系,所以单线排列方式是管理档案的手工操作需要。使用 OA系统,不同的用户可以根据不同的需求,自由组合分类出所需的电子文档。文件自身呈现概念化特征。为档案的管理和整理提供了方便。
 
档案数字化

3、标准化特征

    由于历史原因,馆藏档案业务基础较差,尤其是各类档案著录规则不相适应,各档案馆基本都有自己的编目系统。计算机虽已普及,但管理模式不尽相同,系统软件易移植,兼容性差。电子档案由于具有概念化的特点,可以从概念本身的界定入手,采用统一的概念,使即使在不同操作系统中,也能按照统一的概念内涵对电子档案进行分类,从而实现档案工作的标准化、规范化。

4、立体化特征

    以往档案管理工作是直线化的,随着人们对档案利用工作的重视,使档案利用工作与其他基础性工作形成了一个平面。这种平面结构只能反映纸质档案的状况,电子档案的载体、档案种类不断增加,其基本工作和利用工作也各有特点。这就是说,通过采取技术处理,把电子文件的归档属性改为“只读性”,即只能阅读而不能修改的文件,以保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使其像纸质文件一样具有多元化用途。

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5、凭证化特征

    找出档案的来源,不能只找出合适的定义,也不能只要求完整地保护全宗文件与文件系,并按原始顺序加以整理等等,而必须正确说明档案的原始关系,了解档案在使用周期中的组合变化,并根据客观实际的变化加以充实和发展。档案的原始记录是档案的基本属性。如当事人的手稿、领导的签名等,都是真实的原始记录。同样是档案的原始记录,使其区别于书本、情报、资料等其他信息,而具有法律凭证的功能。以现在的技术,电子文件能保证档案的原始记录,使之具有合法的凭证功能。

6、数据化特征

    由于种类不同,电子档案的管理方式也有许多不同。例如内部文件,以年为单位,组织机构,保管期限。还可对不同年代、不同组织、不同保管期限的文件进行分盘保管,可根据不同时间,不同年代方便定期复制。或者把相同部门的文件集中到同一盘,便于利用。为保证电子文件组盘统一标准化,档案部门应在接收归档文件时集中进行,并建立文件档案盘内文件目录,便于计算机查询。同样像是外文文件,这些文件可能是纸质的,但可以通过扫描成影像文件实现电子化,并根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转到档案室。档案员审核无误后,进入数据库。原档案电子化是比较特殊的,其管理工作也有其特殊性。

 
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二、我司介绍

    案多星专业从事档案电子化加工,欢迎垂询。

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