建筑工程档案电子化管理


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-13 14:58

作者:武松

  
        管理四点:
 

  1、健全企业档案电子化管理标准规范

 
  推行档案电子化施工,首先要建立适合的标准,使工程项目编码、材料编码、费用编码、文件分发、文件编码、文件控制流程等一系列对工程项目综合管理有重要影响的工作落实。

 

建筑工程档案电子化管理 - 档案知识库

  2、提高档案从业人员综合素质与能力

 
  档案员应具备档案知识素质、计算机应用能力和信息资源开发能力。档案工作者在电子档案立卷、储存、归档、整理等计算机操作完成后,还要善于利用有效档案资源进行统计、专题研究,将可公开发布的档案信息及时上传到档案信息平台。
 

  3、加强电子档案安全管理

 

加强电子档案安全管理
  选择一套设置合理、管科学的电子管理系统,将档案信息输入信息维护系统,以原始档案资料为基础,建立完整、准确的通用档案信息数据库;
 
  在各系统中积极推进电子化对接建设,针对成本控制、OA、合同管理等不能与档案管理系统完美对接的问题,积极寻求解决办法,推动施工企业全面实现档案管理信息化。
 
  保证电子档案的安全管理三方面:
 
  一全面健全机制,加强内部人员的严格管理,落实各级责任制,防止未经授权访问,提高电子文件的安全防护能力,确保电子文件真实可靠。
 
  二工作必须按照国家和地方有关行业标准和规范进行,操作规程必须严格,存放时应进行加密等技术处理,严禁擅自搬运。做好电子数据的备份,选择异地存储或者需要多套备份。
 
  三是在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理系统,合理设置密码和交换周期,加强用户密码管理,适当选择密码技术,保证电子文件传输过程中的安全,防止他人盗用密码、非法网络和越权访问。对软件定期检查,并进行防火墙、防毒软件的安装等。

 

运用高新技术

  4.运用高新技术,加强对电子档案的管理和维护

 
  可以采用三种方法:
 
  一是在保存电子档案同时保存与电子档案相关的支持软件;保存原文件的电子图像;保存电子档案的打印件或缩微品。
 
  二是要保证电子档案内容的逻辑准确性。电子档案以数字形式存储在各种载体上。在后期的操作中,须依赖于电子计算机的软硬件平台。因此,除了很好地保存电子档案外,还需要保存计算机数据结构和相关定义参数、与档案内容相关的信息等。此外,电子档案还采用了名称、存放地点和相互关系以及与其内容相关的背景信息等方法和技术。
 
  三电子文件存储载体须定期进行维护,明确维护期限。对于电子档案的保存载体来说,假如是磁性载体,则更应注意载体受保存环境的影响很大,要保证电子信息的可靠性和延展性,复制和检测工作必须定期进行,相应的检测和维修工作,定期填写电子档案的维修管理工作日志,详细记录电子档案在任何时候所做的任何维护和检测工作,减少误操作次数,避免电子档案受到人为或环境的侵害。

 

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