人事档案管理电子化


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-13 15:04

作者:武松

  

        一、优势

 

  1、办公自动化

 
  实现办公自动化将是现代办公室发展的必然趋势,通过人事档案电子管理系统可以办公自动化,这也是人事档案电子管理系统对企业来说最显著的功能和优点之一。

 

人事档案管理电子化 - 档案知识库

  2、提高升效率

 
  谈到人事档案电子管理系统的优点,很多HR都比较关心的是对工作的提升。事实上,我们在使用电子人事档案管理系统之后,就可以让繁琐的档案管理工作变得简单起来。这一电子管理方式,不但资料修改快捷简便,不用担心因写错而需要重填等问题,同时对于HR在需要查看档案信息时查询起来也更方便。
 

  3、不容易丢失,比较规范

 
  即不容易丢失档案信息,使管理工作更加规范化,可通过人事管理系统保存,不必担心丢失档案文件,且可直接保存下载,做双层备份保护,使档案更安全。
 

  二、人事档案的整理装订

 

人事档案的整理装订
  整理装订工作包括分类、排序、编目、技术加工等四个步骤
 
  需要注意以下几点:
 
  1.对于文件材料有破损或者文字材料不符合要求的,应当采取复印、扫描、照相等方式进行复制。拷贝应当保持材料的原貌,不得随意扩大或缩小原件内容,不得改动原件。拷贝后的材料应清晰符合要求。复印件应与原件一起附在原件后面。
 
  2.档案材料幅面过大,应进行折叠或裁剪。文件折叠后应保持平整,文字、图片不应损坏,便于展开阅读。切不可损坏档案材料上的文字、图章、图画等内容。
 
  3.装订线太窄或有文字的材料应加边。
 
  4.档案材料上的金属活页夹,如订书钉、回形针和大头针应被移除。
 
  5.为了方便档案的利用和后续资料的补充,每份档案资料在整理时必须独立,禁止以缝制或粘贴的形式将多份资料粘在一起。
 
  6、档案目录在前,卷内材料排列顺序与目录对应。
 
  将文件装订成册,并将文件录于卷首,卷内材料按顺序排列。

 

档案目录

  三、人事档案的电子化

 
  经过专门的检查整理,档案相对完善、准确,可以扫描入电脑,进入人事档案管理系统,方便以后查询、阅读、统计等工作,方便管理,不损坏原始档案,对档案的长期保存和管理非常重要。
 
  电子档案的工作包括:人员基本信息的录入,目录的输入,档案资料编码扫描,图像处理,图像上传系统等。
 
  案多星,致力于人事档案软件系统的开发,并对人事档案进行整理、数字化处理等业务。现拥有档案整理队伍数百人,严格按照中组部的要求,遵守有关规章制度。迄今为止,已经为数众多政府机关、企事业单位进行了档案数字化、电子化等服务,并且得到众单位一致好评。

 

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