档案电子化管理好处


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-13 15:09

作者:武松

  
       有档案管理经验的人都了解,传统的纸质档案管理起来很困难,当然没有档案管理经验的人也不难理解。现在国家也在逐步出台相关的档案法,提倡信息化时代下的电子化档案管理,这种管理模式好处多多。本文暂且围绕五点档案电子化的好处展开介绍。
 

  1、提高了档案利用率

 

档案电子化管理好处 - 档案知识库
  可以充分利用和发挥现有微型计算机的潜力,当前,大部分基层档案馆、室在计算机应用上比较单一,开发功能简单,有的仅用于档案著录或文件打字存储,使用效率低,造成人力、物力、财力和时间的巨大浪费,现代化设备无法发挥最大效益。
 

  2、提高了档案信息应用的及时性

 
  人工信息处理的工作模式是:选题、选材、编辑、出版。这种工作模式,意味着从形成文献到开发“二次文献信息”的时间较长,导致信息失效,严重影响档案信息的应用价值,加快二次档案信息的加工速度。随着档案信息的电子化,编辑可以直接以机器可读的形式使用档案,利用计算机的功能完成信息处理程序,快速发布二次文件。
 

  3、改变了资金制约信息加工工作的局面

 

改变了资金制约信息加工工作的局面
  可以一次输入,多次输出。手工编辑出版信息成果需要更多的资金,但指望国家在目前和今后很长一段时间内拨出更多的资金给档案部门进行信息编辑是不现实的,靠自己解决问题也不容易。如果解决不好,档案工作者的努力成果只能是“等待最好”。
 

  4、拓宽服务范围

 
  信息成果可以多份复制,发送给领导和各部门,将扩大社会影响,拓宽服务范围,提高档案部门的地位。

 

拓宽服务范围

  5、为信息化社会打下良好基础

 
  档案信息的电子化可以使档案信息与最新技术顺利对接。虽然在我国还处于起步阶段,但档案事业应关注这方面的发展趋势,提前提出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使目前的劳动电子化,为今后档案信息全面数字化奠定基础。
 
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