干部综合管理系统建设方案【分析】


栏目:政务机关档案管理

时间: 2020-12-24 16:29

作者:武松

        导读
 
  档案管理
信息化对提高单位档案管理水平,促进档案事业的发展,具有重要意义。干部人事档案信息化管理要树立现代管理理念,构建完整的信息系统,要以完善的档案管理系统来规范程序资源的均衡配置,提高档案管理信息化水平。
 干部综合管理系统建设方案【分析】

  一、系统作用

 
  干部人事档案管理系统主要管理和存储纸质档案,实现档案的合并和整理。它还可以对文件进行分类和借阅,方便部门和政府单位随时获取信息,方便资源共享。也可以和扫描仪紧密结合,可以将纸质资料转换成电子图片或PDF文件存储。缩短在文件柜或抽屉中查找纸质文件所需的时间,减少因重复复制被另一用户损坏或丢失或被他人使用的纸质文件而造成的纸张成本浪费。
 

  二、解决传统档案管理的问题

 
  干部人事档案是记录和反映个人经历、德才兼备情况的重要文件。普通干部人事档案以纸质为主,信息化的力量一直存在于人事信息管理中。干部人事档案管理中经常出现以下问题:
 
  1、管理不规范
 
  2、基础资料、劳动合同、证件证件不断增多,如何规范管理成了一个难题;
 
  3、人事档案组织不系统,缺失是常态;
 
  4、零散管理不易发现,纸张利用容易损坏,保管困难;
 
  5、人员晋升纸档难以保密,造成人事关系的复杂化。
 三、干部人事档案库房与数字档案协同管理

  三、干部人事档案库房与数字档案协同管理

 
  《干部人事档案工作条例》提出要不断研究和完善档案的保护方式和保护技术,使档案管理逐步走向科学化、现代化。该设计方案在物联网技术的支持下,将干部人事档案仓库中的所有“对象”进行集中集成,实现各功能设备的独立运行,也可以按照设定的逻辑和具体要求联动运行。
 
  主要包括:
 
  1、智慧库房管理系统:统一管理实物档案管理设备、档案保管设备、档案库房安全设备等。在仓库中是通过一个系统实现的。
 
  2、档案实体管理:利用条码管理装置,实现实体档案的有序存放,快速查询,方便上下架。由管理子系统完成出库,统计,年报,盘点等实体档案管理业务。
 
  3、档案环境设备管理:该系统实现了密集架的控制,获得了温湿度信息,温度湿度数据的实时显示,密集架的报警信息。做到环境数据实时显示,集中管理,统一调度库内环境设备,净化空气设备,实现库温恒温,达到规定要求。
 

  四、系统总体要求:

 
  功能规定提出电子档案管理系统的结构应开放、可扩展、灵活,系统应安全可靠,并根据保存和利用的业务需求建立相应的数据库,能够保存符合国家和行业标准的各类电子档案,并具有辅助实物档案管理的功能。第一章第二条解释“本规定所称电子文件管理系统,是指档案机构利用信息技术接收、组织、保存和提供电子文件的计算机软件系统。”明确了系统的基本功能,系统建设应以先进性、使用性、安全性和开发性为原则。根据电子文件管理系统的实际情况,落实责任部门和责任人,建立统一的管理机制,明确电子文件管理的责任,保存电子文件管理关键业务流程的记录,采用电子签名、数字加密、安全认证等技术手段,确保电子文件的安全。
 

   1.电子档案接收与整理:

 
  《功能规定》提出电子文件管理系统应具备电子文件接收、处理、格式转换、记录和备份等功能,可检查电子文件的数量、质量、完整性和规范性等,电子文件应满足《电子文件备案和管理规范》的要求,标记不合格的电子文件,登记合格的电子文件。满足电子文件在线和离线批量接收、整理、保存的需求,支持电子文件数量的清点、内容和元数据的有效验证,保存交接和整理的处理记录,通过电子文件的记录、标准等功能形成电子文件具有相关的电子文件和安全性
 

  2.电子档案保存:

 
  对目录数据库进行电子文件备份与恢复,制定备份与恢复策略,生成备份数据,对备份数据和备份介质进行登记、监测与管理,利用备份数据进行恢复处理,记录备份恢复过程中的信息。电子档案管理系统应定期备份数据,记录备份时间、备份介质及其他相关信息,确保数据的安全可靠。
 
  系统应具有电子档案存储状态的监控和报警、存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案被非法访问、系统响应超时等报警功能。,并跟踪和记录警告处理以供后续处理。
  3.电子档案利用、鉴定及处置:

   3.电子档案利用、鉴定及处置:

 
  电子档案管理系统的功能包括档案的检索、借阅、鉴定等功能,记录使用、鉴定、处置责任人、意见、时间等相关信息。在利用电子档案时,检索是非常关键的一环,电子档案管理系统的检索功能应能实现多条件下的模糊检索、精确检索和全文本检索,支持跨宗、跨类、递归检索,检索结果可局部浏览,有选择性输出。系统还应具备电子档在线借档服务功能,支持在线申请、在线审批、在线浏览、在线授权下载、在线打印等功能。
 
  文件鉴定是指档案管理部门根据一定的原则、方法和标准,对单位文件的历史和现实价值进行科学判断,确定其保管期限的管理行为。在管理电子文件时,还需要对电子文件进行鉴定,电子文件管理系统可以根据目录信息和电子文件的保管期限设置对系统中的电子文件进行管理,对过期的电子文件进行鉴定处理,确定电子文件的价值,确定电子文件的保存期、公示期和使用范围,并做出相应处理。
 
  鉴定过程完成后,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《国家各级档案馆档案解密和分类管理适用范围暂行规定》、《机关文件归档范围和文件档案归档期限规定》等有关法律法规,需要对档案鉴定、解密和分类进行检查。
 

  4.档案统计:

 
  干部人事档案管理系统应具备对电子档案的数量和容量进行统计的功能,按档案的全宗、类别、文件格式、开放程度和年度等进行统计,并能对电子档案的接收、整理、保存、分类、开放、使用等关键业务流程工作情况进行统计。通过系统内建的报表制作工具,统计后的系统和电子档案信息均可输出,报表应支持用户自定义设置,输出符合管理要求的相应样式报表。
 

  5.系统管理:

 
  电子文件管理系统应提供电子文件数据库及其存储结构、电子文件分类方案的定义和配置功能,支持电子文件类别结构的建立和修改、锁定和解锁、导入和导出等处理,还应内置常用文件、科学技术、音像等文件类别的分类方案,支持会计、业务类别等专业文件分类系统的设置,系统可以对电子文件的后台数据库和存储附件或数字复印结构的定义和配置功能
 
  该规范提出,电子档案管理系统应当具有用户信息管理功能,支持三员分开的系统管理员、系统安全保密员和系统安全审核员的安全控制功能,支持电子档案管理系统中用户分组、分类管理,以及按功能和数据进行授权等功能。不浏览和管理档案资料的三员,只能管理系统用户、权限、配置等基本信息。在这些权限中,系统安全保密员具有系统角色和权限分配权限,系统安全审核员具有系统日志管理权限,系统管理员具有配置其他系统的相关权限。

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