干部人事档案的数字化意味着要采用计算机技术、扫描技术、数字照相技术(录音、录像)、数据库技术和存储技术的发展，将不同载体的档案资源数字化，并以数字化的方式储存、联接在一起，通过计算机系统管理，形成有序结构的文件信息库，立即利用，实现资源共享。
一、意义
（一）目前，文件数字化可以提高干部人事文件管理的经济效益，一般都是实行库房管理，而且各项指标要求都很高，必须配有空调、除湿机、灭火器等，并且要达到“八防”的标准。把传统以纸张为载体的档案信息转变为数字档案信息，可以节省保管费用和占用空间，突破了传统保管空间的限制，避免了浪费空间。
（二）档案数字化可以提高办公效率，实现干部档案信息数字化，加强管理体系建设。它不仅可以通过计算机管理系统访问，还可以通过互联网远程调用，使得在不同的地方访问和利用它们成为可能。这样既节省了用户四处奔波的时间，又具有更大的拓展档案利用空间的优势。同时，档案数字化也让数据查询变得非常简单，真正让用户不用出门就能知道世界上在发生什么。而且用户可以不受时间限制，随时访问档案的电子资源。
（三）档案数字化能够优化文件管理质量的文件数字化要求文件管理者必须加强学习，更新专业知识。文件部门不仅要把专业人才吸收到文件队伍中，还要培养熟悉计算机技术和信息、网络技术、热爱文件事业的专业人才，满足电子文件根据管理需求，对文件管理者进行电子文件基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化训练，迅速掌握电子文件管理技能，解决人才不足的现状，改善管理者队伍的综合素质。
二、系统功能
该系统是对传统干部档案管理工作的一次革新，实现了对干部档案的收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查询等。通过局域网、组织系统专网，实现干部档案数字化管理，在线浏览、远程查询、借阅干部档案。
根据干部文件业务流程，经分管领导批准、文件管理人员批准，公司内部文件负责人可以在各办公室的计算机上查阅干部文件，外来文件负责人可以在文件负责人登记后，可以通过计算机查阅电子文件，也可以通过网络实现远程文件。
该系统全面投入使用后，能极大地提高日常工作效率，提高干部档案工作的服务水平和质量，实现干部档案工作从传统管理向干部信息研究利用的质变。
三、总结
数字化档案的建设，既要适应信息时代的要求，又要考虑档案室管理的特殊性。数字档案建设与管理是一个复杂的系统工程。数字化档案的建设与利用，应采取多种战略，整合人力资源资源，加强机构间的沟通与协作，以提高其利用效率。
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